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中國煙草總公司云南省公司成立于1996年，主要職責是根據國家法律和國務院的有關法規、法令、方針政策，按照國家計劃，對所屬企業的生產、供應、銷售、進出口業務和對外經濟技術合作實行集中統一經營管理。

 

中國煙草總公司云南省公司下轄16家地市級煙草專賣局（公司）、129家縣級局（分公司），下設15個職能處室，7個專業部門。企業綜合實力雄厚，年營收達1099億，占云南省財政收入的70%以上。

 

為全面貫徹落實“中國制造2025”和“互聯網+”的行動理念，煙草行業致力于積極推動傳統管理體制的改革升級，全面建設和打造“現代煙草”、“數字煙草”，不斷促進煙草行業持續穩定協調健康發展。

 

項 目 概 況  

 

??項目背景

 

■ 數字管理升級

省煙草提出數字化轉型，其中合同管理的數字化是云南省煙草數字轉型的重要一環。線下合同簽訂耗時過長、無法滿足合同高效集中管理需求。

 

■ 提效業務流程

公司合作方遍及自然人、學校、企業、合作社、村委員會等多種合作機構。急需建立標準化的工作流程體系，促進合同業務流程統一、規范、高效。

 

■ 強化組織協同

公司涉及機構170+家、部門1600+個、員工4000+人，機構和部門分布于云南省各州市，急需提效跨組織、跨部門、跨層級協作溝通，助力業務的高效開展。

 

??項目目標

 

■ 在合同管理系統中完成范本管理、合同起草、合同簽訂、合同履約狀態記錄、合同變更、合同歸檔，合同全生命周期管理。

■ 既能適應不同業務和管理的差異化要求，又能實現集中管理的目標

 

??藍凌智慧合同解決方案

為了打造完整合同管理生態，提升合同管理能力，云煙攜手藍凌，打造智慧合同管理系統，實現合同管理簽訂前、簽訂中、履行中、履行后全過程的管理，提升合同處理的高效與穩定。

 

??運行效果

項目上線一年，系統組織架構內機構達170+個，部門達1600+個。系統用戶達到4600+個，日均活躍用戶100+。自2021年1月11日上線，管理采購合同和科技專項合同數量20000+個。

 

系 統 功 能  

 

NO.1 相對方管理

支持相對方準入管理，確保簽署人的身份和意愿都真實，避免假冒或冒用他人身份簽電子合同的情況，在線對相對方基本信息進行增刪改查，從而確保所簽署的電子合同真實有效。

 

建立內部統一相對方庫，依托大數據風控技術，動態防范相對方資信風險。平臺支持證照資質、賬戶信息、主要股東信息、資信評級信息等的管理。

 

 

NO.2合同起草

系統提供各類合同類型模版，并在分類信息提示中顯示合同類型的適用場景和業務；系統后臺提供審批流程相同分類的審批模版，實現合同審批流程的快速調整。

 

▲合同模板

 

合同起草環節可實現合同模板的導入，要素填寫、在線編輯、在線修訂、格式調整等功能，快速提效合同起草。

▲合同起草

 

經辦人發起合同流程后，到達法務審批環節，發現合同問題，可直接附加合同修改意見，或退回指定節點進行修改，避免了合同傳統審批效率低的問題。

 

NO.3合同簽訂

合同起草審批結束后，系統會自動發起一條合同簽訂的待辦到合同起草人處。合同簽訂階段可以進行新建授權書和關聯已有授權書操作以及跳轉電子簽章系統進行電子簽章等。

▲發起簽訂

 

通過電子簽名、時間戳、防篡改等技術，對簽署全流程的證據進行固定、留存、收集和提取，保證電子證據的完整性、不被篡改、不被損毀，有效提升電子合同的證據效力。

 

平臺支持手動簽署，相關業務人員在電腦上手動拖動印章，即可完成合同簽署，支持騎縫章等多種簽章形式；也可以選擇自動簽署，系統自動蓋章。

▲合同簽署

 

NO.4合同臺賬

建立統一的合同臺賬，對企業所有合同的類別、金額等各項信息統一管理，并將合同數據圖表化。藍凌合同臺賬與財務報賬系統高度集成，系統自動推送合同付款計劃、收款計劃，記錄應付賬款臺賬、應收賬款臺賬

▲合同臺賬

 

NO.5集成開發

■ 合同管理系統通過對OA系統和企業微信的集成，實現了內部單點和移動端單點；

■ 合同管理系統通過對采購系統的集成，實現了采購系統和合同管理系統的數據和信息同步；

■ 合同管理系統通過對智能財務系統的集成，實現了合同管理的結算數據和信息同步；

■ 合同管理系統通過對電子簽章系統的集成，實現了合同管理和用印管理的數據和信息同步；

■ 合同管理系統通過對科技項目管理系統的集成，實現科技項目數據的同步。

 

NO.6移動端

通過集成移動端辦公平臺，實現合同線上起草、審批、簽訂、復核等內容，日常辦公更便捷，提效每條流程飛起來。

 

落 地 價 值  

 

在數字化轉型層面，省煙草智慧合同系統，從降本提效、業務標準、安全管理、企業管理等四個方面，為省煙草的數智化提供了數據化和智能化支撐。

 

???? 企業降本提效

通過對合同相對方信息有效性驗證，線上電子合同的唯一性，每年減少10000+核對和驗證工作，節約大量時間；同時降低紙張打印、快遞運輸、人力管理等運營成本，提升效率。

 

???? 制定業務標準

根據業務需求，標準化相關合同模版，同時在業務過程中進行數據采集和埋點，進行合同管理業務的數字化和標準化改造。

 

???? 實現安全管理

電子簽約流程環環相扣，共同形成完整證據鏈，有效規避私刻公章、合同篡改等風險；同時可以有效避免因自然或人為因素導致的合同錯配、丟失、損毀、外泄等情況。

 

???? 打造數智管理

通過相關圖表和統一管理，提供管理的數據支撐，多系統打通業務，提升企業管理者效率。