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多行業政策倡導，檔案數字化加速

多年以來，國家檔案局會同相關部門出臺了眾多法規標準，包括：環境保護檔案管理辦法、會計檔案管理辦法、審計機關審計檔案管理規定、高等學校檔案管理辦法、社會保險業務檔案管理規定（試行）等，而對檔案管理數字化建設，更是屢屢提及：

2017年，《企業數字檔案館（室）建設指南》印發，指出：企業數字檔案館（室）基礎設施建設應充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術上自主可控的設施設備。

2021年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，明確提出要創新檔案業務監督指導方式，深入開展企業數字檔案館（室）建設，完成50家企業集團數字檔案館（室）建設試點。

2022年，國家檔案局啟動檔案行業標修訂，立項重點確定為以下三大領域：1、檔案信息化建設方面；2、檔案基礎業務及實踐急需方面；3、采用國際標準、國外先進標準方面。

2024年，《中華人民共和國檔案法實施條例》公布，文件指出：加強辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理信息系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理。

傳統檔案管理方式面臨七大挑戰

越來越多的政企單位，將檔案管理信息化納入IT規劃中，通過數字化系統管理檔案，成為眾多組織的共識，但各家水平不一。傳統檔案管理還有很多痛點亟需解決：

歸檔效率低

文檔分散多部門、多系統，易丟失，人工收集效率低，影響應歸盡歸
整編難度大

檔案類別多、編號復雜，整編工作量大，人工處理成本高，更易出錯
查詢速度慢

檔案查詢流程慢、文件無關聯，搜索查閱周期長、不精準，影響業務
存用風險高

加密手段少、庫房無監控、安全執行不到位，檔案存貯利用風險難控
處理任務重

歷史存量檔案多，尤其紙質檔案數字化處理任務重，亟需智能化助力
業務集成難

檔案與項目、財務等系統沒有打通，業檔融合度低，影響歸檔與利用
數據分析少

檔案管理數據分析維度少，呈現不直觀，不利于決策支持與管理優化

檔案管理典型應用

檔案收集，線上線下皆高效

滿足單份、多份及大批量文件收集需求，支持多種上傳方式。通過集成各類業務系統，讓公文、人事、項目、財務等業務系統產生的文件可自動歸檔到檔案系統，減少人力成本

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四性檢測，確保歸檔更合規

根據《DA/T 70-2018文書類電子檔案檢測的一般要求》要求，支持對檔案的真實性、可用性、安全性、完整性進行檢測，生成報告；自定義配置檢測項，滿足企業個性化管理需求

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檔案整編，自動配置更省時

系統可根據實際業務需求配置規則，實現自動排序、自動組件、組卷等功能；按實體管理規則進行裝盒管理，降低檔案管理人員工作量；支持批量修改、條目合并、拆分等功能

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實體管理，批量處理更輕松

支持包括檔案盒狀態管理、上下架、條碼管理；支持在線打印各類標簽，降低檔案管理人員工作量；具有剪切、排序、批量修改、批量上傳、批量下載等更多功能

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庫房管理，數字孿生更智能

覆蓋庫房日常管理（設備、溫濕度、安檢等記錄）、存放位置管理（位置索引，方便上下架）、虛擬庫房（可查看各全宗內庫房及檔案存放情況），實時監控更安全、管理庫房更便捷

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檔案利用，搜索借用皆方便

多種檢索方式，確保用戶快速找到檔案；借閱流程與OA集成，支持多種借閱類型（在線查閱、下載原文、借閱原件、領用原件）；電子文件脫敏，支持雙文件存儲、涂改、水印等

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檔案處理，智能提醒鑒定快

系統會提前一個月（提醒時間可自定義）提醒檔案管理員，確保文件得到及時處理；對于無存檔價值的檔案發起銷毀申請，自動賦予“已銷毀”標識，銷毀的檔案不能檢索和利用

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檔案統計，數賦決策更科學

藍凌平臺具備檔案移交統計、室藏統計、借閱統計、利用統計、電子容量統計等多維度統計分析能力，可根據全宗、分類、保管期限、日期等進行統計分析，助力決策更科學

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數據大屏，檔案管理全掌控

支持數據多圖表可視化呈現，包括數據看板、數據大屏等，讓數據分析更直觀，檔案庫存、利用情況等全面掌控，助力管理者決策與檔案管理工作持續優化

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檔案門戶，管、用全面高效

普通用戶門戶，聚合檔案動態、快捷入口、待辦事項、通知公告、編研成果等模塊；檔案管理員門戶，聚合數據總覽、歸檔情況、借閱情況、熱搜榜等模塊，方便檔案系統管理與運營

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